Adalah sebuah aktivitas rutin yang dilakukan Komunitas 1001buku, memperkuat taman-taman baca di jaringannya dengan buku-buku sumbangan masyarakat. Tapi tahukah anda, bahwa kegiatan ini ternyata tidak sesederhana memasukkan buku ke dalam kardus dan mengirimkannya.

SPD (Sort, Pack, Distribute!) – begitulah kegiatan ini dinamakan, bahkan sejak awal-awal didirikannya Komunitas 1001buku. Seiring dengan berbagai pengalaman keberhasilan dan kegagalannya di lapangan, langkah-langkah menjalankan SPD selalu distandarkan, disederhanakan, dan disempurnakan. Tertarik mempelajarinya, atau bahkan mempraktikkannya di daerah anda? Cermati apa yang perlu dilakukan berikut ini.

 

A. Sebelum SPD

Sebelum SPD dilakukan, ada beberapa hal yang perlu dipikirkan dan dipersiapkan.

  • Tentukan jumlah taman baca yang akan mendapatkan kiriman buku. Hal ini akan menyangkut komitmen tenaga, waktu, biaya, ketersediaan buku dan sumber daya lainnya.
  • Tentukan kandidat-kandidat penerima buku. Di Komunitas 1001buku, terdapat sebuah daftar tunggu (waiting list) penerima bantuan buku. Kandidat ini didasarkan pada banyak faktor, seperti pernahkan taman baca tersebut mendapatkan buku, seberapa banyak buku yang dimiliki, seberapa besar buku-buku kiriman sebelumnya menjadi manfaat, seberapa aktif taman baca tersebut, seberapa banyak anak-anak yang mendapatkan faedahnya, dst.
  • Hubungi kandidat penerima buku jika diperlukan, dan secara spesifik konfirmasikan:
    • Apakah taman baca itu masih aktif
    • Apakah data alamat kirim, kontak dan informasi-informasi lain masih valid
    • Minta penjelasan perkembangan perpustakaan/taman bacaan tersebut. Lakukan penilaian, apakah perpustakaan tersebut memang membutuhkan buku, atau menjadi prioritas penerima bantuan buku.
    • Tentukan buku-buku apa saja yang mereka butuhkan.
    • Lakukan pengkinian data jika diperlukan.
  • Identifikasikan buku-buku yang tersedia/dapat dikirimkan kan, baik yang berada di Sekretariat, berada di lumbung-lumbung buku, atau sumbangan buku yang masih berada di tempat relawan.
  • Lakukan analisis atas buku-buku yang ada. Jika diperlukan, lakukan pembelian tambahan buku-buku sesuai dengan kebutuhan. Komunitas 1001buku harus selalu meluangkan waktu untuk mencermati buku-buku apa yang kira-kira akan terpakai di sebuah taman baca. Meskipun tidak dapat 100% disesuaikan antara ketersediaan buku sumbangan masyarakat dengan kebutuhannya, namun setidaknya hindari pengiriman “sampah buku” ke taman-taman baca.
  • Lakukan perencanaan hari dan waktu dilakukannya SPD serta lokasinya.
  • Lakukan call-for-volunteer (penggalangan relawan) melalui berbagai kanal dan media sosial: facebook, twitter, instagram. Lakukan pendataan relawan yang berminat hadir dan membantu.
  • Cetak alamat kirim perpustakaan dan alamat pengirim. Pastikan logo organisasi ada di dalam box untuk memudahkan identifikasi.
  • Siapkan dan cetak “Syarat dan Ketentuan” yang berlaku bagi penerima bantuan buku. Hal ini penting untuk menjaga kesepahaman amanah buku yang diberikan.

 

B. Kegiatan SPD

Lalu, sampailah pada kegiatan SPD (Sort, Pack, Distribute!). Apa yang perlu dilakukan?

 

Sort (Penyortiran)

    • Sisihkan buku/majalah yang tidak lolos sensor, meliputi:
      • Buku/majalah yang sudah terlalu usang atau tidak layak baca
      • Buku/majalah yang mengandung SARA atau pornografi
      • Buku/majalah yang menganjurkan kebencian
      • Buku/majalah yang mengandung kekerasan, kenakalan, atau perbuatan tercela lain
    • Tempelkan label dan/atau stempel di bagian muka dan beberapa lembar di dalam tiap buku. Hal ini digunakan untuk menghindari dijualnya buku-buku bantuan tersebut.
    • Golongkan buku-buku sesuai kategorinya, meliputi di antaranya:
      • Buku bacaan untuk anak usia belajar membaca (<9 tahun). Ciri-ciri: banyak gambar, tulisan besar-besar.
      • Buku bacaan untuk anak usia pra-remaja (young reader). Ciri-ciri: tidak lagi terlalu banyak bergambar.
      • Buku bacaan untuk remaja. Termasuk teen-lit.
      • Buku pelajaran sekolah.
      • Buku pengetahuan umum untuk anak, termasuk ensiklopedia, buku-buku non-fiksi dll untuk anak usia SD-SMP
      • Buku pengetahuan umum untuk dewasa
      • Buku bacaan (fiksi) untuk dewasa
      • Buku berbahasa Inggris untuk anak
      • Buku berbahasa Inggris untuk dewasa
      • Buku dengan muatan agama
      • dll

    (Nah, sekarang anda tentunya menyadari mengapa formulir pendaftaran 1001buku sedemikian panjangnya; Komunitas 1001buku ingin agar dapat mengirimkan buku sesuai kebutuhan taman baca!)

 

Pack (Pengepakan)

  • Siapkan box-box dengan dilapisi plastik besar untuk menghindari hancurnya buku akibat kehujanan atau rembesan air.
  • Masukkan “Syarat dan Ketentuan” penerima bantuan buku ke dalam box.
  • Alokasikan buku-buku tersebut secara adil dan sesuai kebutuhan masing-masing perpustakaan/taman bacaan. Pastikan unsur keseimbangan kuantitas, keragaman, dan kualitas buku-buku yang dikirimkan.
  • Masukkan ke dalam box-box yang telah disiapkan.
  • Lakukan penghitungan atas buku-buku yang dikirim untuk tiap-tiap perpustakaan, untuk kategori sebagai berikut: (1) buku bacaan, (2) buku pengetahuan, (3) majalah (4) buku pelajaran.
  • Tutup box dengan lakban dengan rapi. Tempel kertas alamat yang telah dicetak di atas box tersebut.

 

Distribute (Pengiriman)

  • Lakukan pengiriman. Dapatkan konfirmasi terlebih dahulu, apakah saat ini sedang berlaku kerjasama pengiriman dengan pihak tertentu.
  • Hubungi layanan pengiriman dengan pickup/truck ke tempat pengiriman.
  • Lakukan konfirmasi pengiriman kepada tiap-tiap taman baca melalui email dan/atau telpon/SMS/WA.
  • Tulis laporan jalannya acara ke media sosial atau kanal lain, sebagai laporan kegiatan maupun sebagai penyemangat para relawan-relawan lain yang berhalangan hadir.

 

C. Pasca SPD

  • Rapikan dan bersihkan kembali tempat dilangsungkannya kegiatan SPD.
  • Laporkan hasil penghitungan ini kepada ke dalam sistem. Pastikan bahwa nomor tracking perusahaan ekspedisi yang digunakan juga dicantumkan, agar dapat memudahkan pelacakan.
  • Setelah beberapa hari yang dijanjikan oleh pihak ekspedisi, lakukan konfirmasi ke taman baca penerima.

 

Nah, dengan mengetahui bagaimana SPD dilakukan, sebenarnya Anda para penggiat literasi di mana pun Anda berada bisa saja melakukan hal yang sama, sehingga taman-taman baca hingga penjuru Indonesia mendapatkan pasokan buku dari semakin banyak sumber.