Komunitas 1001buku menerima sumbangan buku-buku dari berbagai elemen masyarakat, selama tidak bertentangan dengan prinsip-prinsip yang dianut 1001buku. Penerimaan buku dapat dilakukan melalui sebuah Book Drop Box yang dibuka di tempat tertentu oleh relawan 1001buku, maupun melalui sebuah kegiatan pengumpulan buku yang dilakukan oleh sebuah institusi/organisasi dalam jangka waktu tertentu.

Simak beberapa hal sebagai berikut:

  • Kegiatan pengumpulan buku dari institusi/organisasi sebisa mungkin dilakukan secara terencana dan terstruktur untuk meminimasi pemborosan sumber daya. Jika pengumpulan buku dilakukan dalam jumlah yang besar sehingga membutuhkan sebuah Nota Kesepahaman/MoU, hubungi divisi Kemitraan. Nota kesepahaman perlu diketahui dan ditandatangani oleh Ketua Yayasan.
  • Kemitraan untuk kegiatan pengumpulan buku tidak dapat dilakukan dengan:
    • partai politik atau pihak-pihak dengan motivasi politis,
    • institusi yang berada dalam industri yang bertentangan dengan perlindungan anak, seperti industri rokok, minuman keras, dan sejenisnya,
    • penggunaan dana publik yang mengindikasikan adanya tindakan koruptif
  • Lakukan beberapa pra-kegiatan sebagai berikut:
    • Tentukan dan sepakati tujuan umum pengumpulan buku. Berdasarkan tujuan tersebut, tentukan
      • target donatur buku
      • spesifikasi buku yang dikumpulkan (PENTING!)
      • jumlah Book Drop Box (BDB), desain dan letaknya
      • target jumlah donasi buku
      • rentang waktu dilakukan pengumpulan buku
    • Untuk menarik pengumpulan buku, pikirkan berbagai ide untuk menyemangati donatur, seperti berbagai kompetisi pengumpulan buku, pengarahan dan pengumuman berkala untuk target donatur, dsb.
    • Buat Book Drop Box sesuai desain yang ditentukan.
    • Urus segala aspek perizinan yang dibutuhkan (pengelola gedung, properti, keamanan, pimpinan institusi, dsb).
    • Rancang strategi untuk menyebarluaskan kegiatan pengumpulan buku ini, seperti
      • pengumuman pra-kegiatan, kick-off, dan pengumuman berkala
      • pembuatan poster, flyer dan media cetak lain
      • pembuatan email kepada target donatur
      • penempatan informasi di website dan media sosial
      • penempatan film di kanal institusi atau publik
      • diikutsertakannya berbagai komunitas dan tokoh yang terkait dengan target donatur
    • Sepakati┬ábagaimana sumbangan buku-buku tersebut akan diantarkan ke Rumah 1001buku, termasuk apakah diperlukan adanya penarikan secara berkala, apakah SPD (sortir, pengepakan, dan distribusi) akan dilakukan di tempat sebagai bagian dari kegiatan, dsb.
    • Konfirmasikan apakah diperlukan acara serah terima sumbangan buku secara resmi dengan dokumentasi. Tergantung dari jumlah target donasi buku lah seberapa besar sumber daya dapat diserap ke acara ini.
  • Harap diperhatikan bahwa berbagai publikasi, brosur, dan penyebaran informasi lain yang memuat logo dan profil 1001buku harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari 1001buku. Pihak yang menampilkan logo dan profil 1001buku dalam kegiatan pengumpulan buku tanpa konfirmasi sebelumnya sangat rentan dalam penyalahgunaan dan penyelewengan.
  • Saat kegiatan, lakukan hal-hal sebagai berikut:
    • Tempatkan BDB di lokasi yang sudah direncanakan
    • Lakukan survey secara berkala ke BDB tersebut. Jika animo target donatur sangat tinggi, bisa jadi diperlukan pengosongan BDB; buku yang terkumpul dipindahkan ke sebuah tempat atau diantarkan ke Rumah 1001buku (sesuai kesepakatan).
    • Lakukan penghitungan hasil pengumpulan secara berkala untuk dilaporkan kepada target donatur. Hal ini secara tidak langsung akan menyemangati pengumpulan buku lebih banyak.
    • Pada hari akhir BDB, lakukan pengosongan BDB secara resmi dengan pengumuman hasil akhir buku yang terkumpul. Bisa jadi waktunya dilakukan berbarengan dengan kegiatan SPD (jika diinginkan).
    • Berikan apresiasi atas dilakukannya pengumpulan buku, termasuk pengumuman pemenang dan/atau pemberian sertifikat jika dilakukan kompetisi.
    • Tuliskan kegiatan pengumpulan buku yang berlangsung agar dapat ditampilkan di situs dan media sosial 1001buku.
  • Paska kegiatan, lakukan hal-hal sebagai berikut:
    • Konfirmasikan hasil buku yang terkumpul, beserta detail kategori buku yang terkumpul (jika bisa) ke Penanggung Jawab SPD 1001buku, untuk ditindaklanjuti dengan kegiatan SPD.
    • Antar buku-buku tersebut ke lokasi SPD atau ke Rumah 1001buku (sesuai rencana sebelumnya)
    • Berikan sertifikat apresiasi dari 1001buku kepada institusi tersebut
    • Tuliskan ringkasan kegiatan untuk diposting di situs dan media sosial 1001buku.